Neulich im Besprechungszimmer – 1

Heute: die Sitzordnung, oder: bin ich hier richtig?

Der erste Eindruck zählt – auch in der geschäftlichen Besprechung. Egal ob Mitarbeitergespräch oder Kundentermin: WIE miteinander gesprochen wird, entscheidet sich bereits vor dem ersten Wort:

1. Die Atmosphäre

Konstruktive Gespräche brauchen einen ungestörten Raum mit einer freundlichen Atmospäre. Durchgangszimmer sind daher ebenso ein No-Go wie „Glaskäfige“. Klare und eher runde Formen sowie ruhige neutrale Farben unterstützen die notwendige Öffnung der Parteien.  Die Zimmergröße ist nicht entscheidend, jedoch muss ausreichend Platz vorhanden sein, die notwendige Distanz zueinander zu wahren:

In der intimen Distanz von unter 60 Zentimetern dürfen sich nur Menschen bewegen, die zu dem direkten, persönlichen Freundeskreis eines Menschen zählen. Sofern ein Fremder in diesen Raum vordringt, wird er als übergriffig wahrgenommen. Die meisten Menschen schütten dann Hormone aus, die ihren Verteidigungsimpuls aktivieren. Einige Menschen verwenden hierzu den Begriff „Wehrhaftigkeit“. Sie reagieren mit Aggressionen. In der Körpersprache erkennen Sie dies an einer unmittelbaren Veränderung der Körperhaltung und an einer Veränderung im Gesicht. Diese Veränderungen sind von Person zu Person unterschiedlich. In einem Training für das Lesen von Gesichtern und Emotionen können Sie hierzu Ihre Sensibilität schärfen. Seien Sie jedoch sicher, dass dieses sofort erkennen werden. Nur in seltenen Fällen ist das Übertreten dieser Grenze auch Fremden erlaubt. Sie gelten dann als Menschen, zu denen der Betreffende eine besondere geistige Nähe empfindet. Diese Ereignisse sind aber sehr selten.

Die persönliche Distanz beträgt 60 bis 150 Zentimetern. In ihr bewegen sich Personen, mit denen wir uns im Gespräch befinden. Je näher man sich dabei inhaltlich kommt, desto näher rücken die Personen in der Regel auch zusammen. Gleichzeitig öffnet sich die Körpersprache. Durch die Übereinstimmung steigt auch der Grad der Sympathie. Die Personen nähern sich auch räumlich an. Stehen Menschen so dicht zusammen, ohne dass sie das wollen, zum Beispiel in einem Fahrstuhl, reagieren sie mit einer Abwehrhaltung. Der Fremde wird missachtet. Die Muskeln spannen sich an und die Aufmerksamkeit richtet sich auf einen Punkt weit außerhalb der Situation. Das macht sich vor allem darin bemerkbar, dass die Augen einen weit entfernten Punkt scharf stellen.

Die gesellschaftliche Distanz liegt bei 1,5 bis 4 Metern. Aus dieser Entfernung werden unpersönliche Absprachen über Termine oder ähnliches an öffentlichen Schaltern oder Empfangstresen geführt. Grundsätzlich darf sich jeder in diesem Raum bewegen. Wir fühlen uns sicher und können den Abstand je nach Situation verkleinern oder wieder vergrößern. In dieser Distanz fühlen sich die Menschen unbeobachtet. In diesen Fällen zeigt die Körpersprache sehr häufig die wahren Emotionen der jeweiligen Person. Mit einem entsprechenden Training können auch aus dieser Distanz die Empfindungen des Gegenübers gelesen und richtig gedeutet werden.

Die öffentliche Distanz liegt ab einer Entfernung von 4 Metern aufwärts. Sie wird von allen Menschen eingehalten, die eine rein formale Beziehung zu uns eingehen. Etwa von Lehrern und Dozenten während des Unterrichts. Aus dieser Distanz ist es für den aufmerksamen oder trainierten Menschen sehr einfach, die Person zu scannen und alle Signale der Körpersprache wahrzunehmen.

2. Der Sitzplatz

 

Ob ohne Tisch…

Gespräch-1

oder klassisch am Besprechungstisch, ist Geschmackssache. Ich bevorzuge die Besprechung am Tisch: zum einen braucht man in jeder Besprechung irgendwann Platz für Unterlagen, Papier zum (Mit-)Schreiben … und außerdem handelt es sich um eine zielgerichtete Arbeit und nicht um ein gemütliches Beisammen-Sein!

Frontal gegenübersitzen lähmt!
Setzt man die Parteien an einen klassischen rechteckigen/quadratischen Besprechungstisch einander gegenüber, bringt man sie „in Konfrontation“ und irgendwann passiert das:

Quarrel

Ein klassisches No-Go ist zudem, die Beteiligten vor einem Schreibtisch sitzen zu lassen. Diese Position impliziert von Anfang an eine herablassende Haltung und einen klaren hierarchischen Unterschied zwischen den Personen – für die, die vor dem Schreibtisch sitzen, eine emotional anstrengende Position, in der sie sich zu einem Zusammenhalt gezwungen sehen, den sie gar nicht haben, und für den dahinter einen künstlichen Schutz.

Ideal ist stattdessen ein Winkel zwischen 30 und 60 Grad zueinander. So lässt sich die Gesprächsdistanz im Verlauf etwas variieren. Die Beteiligten fühlen sich weniger frontal miteinander konfrontiert, entspannen sich deshalb mehr und wirken dadurch authentischer und überzeugender.

Der optimale Platz für konstruktive Gespräche „auf Augenhöhe“ ist tatsächlich ein runder Tisch – ganz genau wie bei König Artus und seinen Rittern.:

Table ronde

Wenn dann an jedem Platz bereits eine (hier kommt die Frau: hübsche) Tasse auf den Kaffee wartet; in der Tischmitte ein paar kleine Flaschen Wasser, ausreichend Gläser, eine Kanne Kaffee nebst Milch & Zucker stehen, steht einem guten Auftakt nichts mehr im Wege!

business and office concept - businessmen shaking hands in office

Fortsetzung folgt: Die Eröffnung

Rechtsanwältin Personal- & Business-Coach Systemischer Coach/Mediatorin